如何提高管理评审的有效性

管理评审是由组织的最高管理者亲自参与并主持的体现活动，是对组织的管理体系进行总体性的评价和改进。其目的是保证体系的持续适宜性、充分性和持续有效性，包括组织的方针和目标的适宜性的评审；评价建立的管理体系是否充分，管理体系能否有效地实现期望的管理要求，是否能适应当前的内、外部条件等变化。

大多数通过认证的组织能按照标准的要求，按照计划的时间间隔对组织的管理体系进行管理评审，能够符合标准要求，并起到了改进质量体系的作用。而有些组织的管理评审从形式上虽符合标准的要求，但有效性不足。其表现在以下几方面：

1、管理评审输入的信息不够充分。例如组织的职能部门提供了输入材料，而生存部门缺少输入材料。也有的只有简单的会议记录，输入的信息系统。

2、管理评审的内容不充分。如评审的内容和评审结论中缺少对方针、目标评审的内容。

3、改进决定笼统，不具体。如改进的决定为加强对标准和体系文件的学习，提高员工的素质等；没有制定具体的实施方法或责任部门以及完成的时限，改进决定没有结合本单位的实际；有的组织虽然实际有改进决定。

存在以上问题的原因很多。一是对管理评审不够重视，只是从形式上符合要求；二是没有很好地与单位管理工作结合，造成脱节；三是管理评审的时机安排不合适；四是对管理评审的理解有些片面，如很多组织每年都有资源需求方面的改进，以适应生产发展的需要，如需要招聘人员，继续教育，注册资格考试，计算机及软件、设备的购置或更新，基础设施和办公工作环境的改善等，但没有理解为改进的措施。

组织应针对管理评审中存在的问题分析原因，提高管理评审的有效性。首先最高管理者应重视管理评审，管理者代表和体系管理部门应认真做好管理评审的策划和准备，充分利用管理评审这一活动，紧密结合本单位的实际情况做好管理评审。还可以调整管理评审的时间，由于在管理体系初次认证审核前要安排一次管理评审，这样组织的管理评审的时间就基本固定下来，例如某设计院的每年的4月份进行外审，安排在3月份进行管理评审，其实这样的时间安排不一定合适，管理评审可以与组织的一年一度的年终工作总结相结合，也可以说把年度工作总结纳入管理评审，这样管理评审就不至于与本单位的实际脱节，这样管理输入的信息和评审的内容会更充分，可以对最高管理者提出下一年度的工作重点、目标以及改进决定，以便进一步做好计划，明确责任部门完成的时间要求以及改进措施的跟踪的落实，从而提高管理评审的有效性。

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